Polityka prywatności

1. Dane osobowe Użytkowników mogą być przetwarzane przez Administratora w następujących celach:

a) Zawarcia i wykonania umowy sprzedaży – realizacji zamówienia złożonego w Serwisie (stemple personalizowane, stemple gotowe, zestawy prezentowe, akcesoria), w tym przygotowania projektu na podstawie przesłanego przez Użytkownika pliku, wykonania produktu, wystawienia dokumentu sprzedaży i dostarczenia przesyłki – podstawą przetwarzania danych jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO.

b) Dostarczenia produktów cyfrowych – udostępnienia e-booków i materiałów do pobrania oraz prowadzenia konta Użytkownika w Serwisie – podstawą przetwarzania danych jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO.

c) Obsługi reklamacji, zwrotów i odstąpienia od umowy, w tym realizacji gwarancji trwałości stempla – podstawą przetwarzania danych jest art. 6 ust. 1 lit. b oraz lit. c RODO.

d) Wypełnienia obowiązków prawnych ciążących na Administratorze w związku z prowadzeniem działalności gospodarczej, wynikających w szczególności z przepisów o rachunkowości i prawa podatkowego – podstawą przetwarzania danych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

e) Świadczenia usługi newslettera – wysyłki materiałów bezpłatnych, przepisów, wskazówek oraz informacji o nowych wzorach i ofercie Administratora – podstawą przetwarzania danych jest zgoda Użytkownika (art. 6 ust. 1 lit. a RODO).

f) Odpowiedzi na pytania i wiadomości przesłane przez formularz kontaktowy dostępny w Serwisie lub pocztą elektroniczną, w tym przygotowania wyceny i wizualizacji zamówienia – podstawą prawną jest uzasadniony interes Administratora polegający na udzieleniu odpowiedzi na zapytanie Użytkownika (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

g) Zabezpieczenia Administratora w przypadku dochodzenia roszczeń lub obrony przed nimi – podstawą prawną jest uzasadniony interes Administratora polegający na ochronie jego praw (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

h) Komunikacji w mediach społecznościowych – informowania Użytkowników o działalności Administratora oraz komunikacji za pośrednictwem profili prowadzonych w serwisach Facebook, Instagram, YouTube i Pinterest – podstawą prawną jest uzasadniony interes Administratora polegający na promowaniu własnej marki i budowaniu społeczności wokół niej (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

i) Marketingu i analityki internetowej – prowadzenia statystyk odwiedzin Serwisu oraz kierowania reklam dopasowanych do zainteresowań Użytkownika w serwisach Google, Facebook, Instagram i TikTok, z wykorzystaniem narzędzi opisanych w rozdziale VI – podstawą przetwarzania danych jest zgoda Użytkownika wyrażona w banerze cookies (art. 6 ust. 1 lit. a RODO).

j) Publikowania opinii i zdjęć klientów w Serwisie oraz na profilach Administratora w mediach społecznościowych, wraz z podpisem w postaci imienia albo nazwy firmy. Podstawą przetwarzania jest zgoda autora (art. 6 ust. 1 lit. a RODO), która może zostać wyrażona w dowolnej formie, w tym w wiadomości przesłanej do Administratora. Opinię lub zdjęcie Administrator usuwa na żądanie autora, zgłoszone na adres sklep@kahna.pl.

2. Administrator przechowuje dane osobowe wyłącznie tak długo, jak jest to niezbędne do realizacji celu, dla którego zostały zebrane, a następnie przez okres wynikający z przepisów prawa lub z terminów przedawnienia roszczeń. Poniżej wskazane są konkretne okresy:

• Dane zamówień oraz dokumenty księgowe (w tym faktury i dane do wysyłki) przechowywane są przez 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Wynika to z przepisów podatkowych i nie może zostać skrócone na żądanie.
• Korespondencja oraz pliki graficzne przesłane do wykonania projektu (na przykład logo) przechowywane są przez czas obowiązywania gwarancji trwałości stempla, aby możliwe było odtworzenie wzoru i wykonanie stempla zamiennego lub ponowienie zamówienia, oraz nie dłużej niż 6 lat od ostatniego kontaktu. Na żądanie Użytkownika Administrator usuwa je wcześniej.
• Konto Użytkownika w Serwisie przechowywane jest do czasu jego usunięcia przez Użytkownika. Konto nieaktywne przez 5 kolejnych lat, czyli takie, na które Użytkownik się nie logował i z którego nie złożył zamówienia, zostaje usunięte wraz z powiązanymi danymi.
• Dane przetwarzane na podstawie zgody, w tym adres e-mail zapisany do newslettera oraz opublikowane opinie i zdjęcia, przechowywane są do momentu wycofania zgody.
• Dane zapisane w plikach cookies przechowywane są przez okresy wskazane w wykazie w rozdziale VI.

Wycofanie zgody można zgłosić w każdej chwili, klikając odnośnik w stopce wiadomości albo pisząc na adres sklep@kahna.pl. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano przed jej wycofaniem.

3. Podanie danych osobowych przez Użytkownika jest w każdym przypadku dobrowolne. Odmowa podania danych niezbędnych do zawarcia lub wykonania umowy może jednak skutkować niemożliwością jej realizacji.

4. Dane osobowe Użytkowników mogą być przekazywane innym podmiotom (odbiorcom), które wspierają Administratora w prowadzeniu działalności. Odbiorcami danych mogą być w szczególności: dostawca usługi hostingu i poczty elektronicznej, bank prowadzący rachunek Administratora, operator płatności internetowych, broker usług kurierskich Apaczka (R2G Polska sp. z o.o.) oraz przewoźnicy realizujący dostawę przesyłek, w szczególności InPost S.A. i DPD Polska sp. z o.o., biuro rachunkowe, dostawca systemu do wysyłki newslettera oraz podmioty świadczące wsparcie informatyczne. Każdy z odbiorców zobowiązuje się przetwarzać dane osobowe zgodnie z obowiązującymi przepisami o ochronie danych osobowych.

5. Podmioty działające w imieniu i na zlecenie Administratora przetwarzają dane osobowe wyłącznie na podstawie umów powierzenia przetwarzania danych osobowych i wyłącznie na polecenie Administratora.

6. Jeżeli któryś z odbiorców ma siedzibę poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, transfer danych odbywa się wyłącznie w oparciu o decyzję Komisji Europejskiej stwierdzającą odpowiedni poziom ochrony danych albo w oparciu o standardowe klauzule umowne opublikowane przez Komisję Europejską.

6a. Poza podmiotami wskazanymi powyżej dane osobowe mogą zostać udostępnione organom publicznym, w szczególności sądom, organom ścigania i organom podatkowym, jeżeli obowiązek taki wynika z przepisów prawa albo z prawomocnego żądania takiego organu. Administrator udostępnia wówczas wyłącznie dane objęte żądaniem.

6b. W przypadku sprzedaży całości lub części przedsiębiorstwa Administratora, jego połączenia z innym podmiotem albo przekazania działalności następcy prawnemu, dane osobowe Użytkowników mogą zostać przekazane nabywcy lub następcy prawnemu, wyłącznie w celu dalszego prowadzenia tej samej działalności i na warunkach nie gorszych niż opisane w niniejszej Polityce. O takiej zmianie Użytkownicy zostaną poinformowani z wyprzedzeniem.

7. Administrator oraz osoby upoważnione do przetwarzania danych stosują środki techniczne i organizacyjne zapewniające ochronę przetwarzanych danych osobowych zgodnie z wymogami art. 32 RODO, w szczególności opisane poniżej.

Bezpieczeństwo przechowywania danych

Dane osobowe przechowywane na nośnikach danych zabezpieczane są przed utratą poufności, dostępności i integralności poprzez zastosowanie:

• oddzielenia danych osobowych od pozostałych zasobów, fizycznie lub logicznie (separacja danych);
• mechanizmów kopiujących dane na bieżąco (replikacja danych);
• mechanizmów wykonujących w ustalonych odstępach czasu pełne lub przyrostowe kopie bezpieczeństwa (backup danych);
• procedur pozwalających odtworzyć dane z kopii bezpieczeństwa oraz przełączyć się na zapasowe źródło danych.

Dane osobowe przechowywane w bazach danych zabezpieczane są przed utratą integralności poprzez reguły spójności: określenie dopuszczalnych typów danych (spójność semantyczna), kluczy podstawowych (spójność encji) oraz kluczy obcych (spójność referencyjna).

Bezpieczeństwo opracowywania danych

Na etapie opracowywania dane osobowe zabezpieczane są:

• przed utratą poufności, ponieważ dostęp do danych mają wyłącznie osoby upoważnione oraz uprawnione systemy informatyczne;
• przed utratą dostępności i integralności, poprzez tworzenie kopii roboczych danych;
• przed utratą rozliczalności, poprzez rozwiązania pozwalające przypisać każdą operację konkretnej osobie lub konkretnemu systemowi informatycznemu.

Bezpieczeństwo modyfikowania danych

Zmiany w danych osobowych może wprowadzać wyłącznie osoba upoważniona lub uprawniony system informatyczny. Każda operacja modyfikacji rejestrowana jest w sposób pozwalający ustalić, kto i kiedy jej dokonał.

Bezpieczeństwo usuwania danych

Usunięcia danych osobowych może dokonać wyłącznie osoba upoważniona lub uprawniony system informatyczny, a operacja usunięcia rejestrowana jest w sposób pozwalający ustalić, kto i kiedy jej dokonał. Dane usuwane są w sposób uniemożliwiający ich odtworzenie.

Pozostałe zabezpieczenia

Połączenie z Serwisem jest szyfrowane certyfikatem SSL. Dostęp do panelu administracyjnego zabezpieczony jest indywidualnymi danymi logowania. Dokumenty i nośniki zawierające dane osobowe przechowywane są w sposób uniemożliwiający dostęp osobom nieupoważnionym.